Dokument-Archivierung

Dokument-Archivierung ist mehr als Pflichterfüllung – sie schafft Sicherheit und Effizienz. Mit einem Klick haben Sie jede Geschäftspartner- und jede Vorgangs-Akte mit allen dazu gehörenden Dokumenten - geordnet nach Relevanz und Inhalt. So gehen Sie gelassen in jede Betriebsprüfung.

Unsere Document Archiving Services für Unternehmer

Die Herausforderung: Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, steuerrelevante Unterlagen oder E-Mails 10 Jahre lang unveränderbar, vollständig und jederzeit auffindbar aufzubewahren. Im Detail:

Aufbewahrungspflicht: Geschäftsdokumente (z. B. Rechnungen, Angebote, Verträge, E-Mails mit steuerrelevanten Inhalten) müssen 10 Jahre (teilweise 6 Jahre) aufbewahrt werden.
Unveränderbarkeit: Dokumente dürfen nachträglich nicht mehr unbemerkt verändert werden können.
Auffindbarkeit: Dokumente müssen jederzeit schnell auffindbar und vollständig sein.
Maschinelle Auswertbarkeit: Die Daten müssen für das Finanzamt elektronisch lesbar und prüfbar sein.
Dokumentation: Es muss eine Verfahrensdokumentation existieren, die beschreibt, wie die Archivierung organisiert ist.

Unveränderbarkeit – das härteste Kriterium der GoBD

Alles, was lokal auf einem PC gespeichert ist, kann grundsätzlich verändert werden. Unveränderbar wird es nur mit speziellen Speichermedien (WORM – Write Once, Read Many). Mit der RecruiterCloud ist das viel einfacher: Ihre Dokumente liegen geschützt und unveränderbar in der Amazon Cloud.

Dokument vs. Geschäftsvorgang – der entscheidende Unterschied

Nach GoBD reicht es nicht, nur einzelne Dokumente aufzubewahren. Ein Betriebsprüfer will den gesamten Geschäftsvorgang nachvollziehen können – vom ersten Angebot über Auftrag und Rechnung bis hin zur Zahlung und relevanten E-Mails.

Deshalb archiviert die RecruiterCloud nicht nur einzelne Dateien. Sie können den Dokumenten einen Geschäftsvorgang zuweisen. Damit bildet die RecruiterCloud automatisch eine vollständige Akte pro Geschäftsvorgang. Diese ist unveränderbar gespeichert, jederzeit auffindbar und macht Ihre Prozesse GoBD-konform – und Ihre nächste Betriebsprüfung entspannt.

Kategorisieren, speichern, finden

Wiederauffindbarkeit ist – neben der Unveränderbarkeit – eine der zentralen Anforderungen der GoBD. Damit Sie Dokumente schnell und gezielt finden, speichert die RecruiterCloud zu jedem Dokument nicht nur Schlüsselwörter, sondern auch strukturierte Kategorisierungsdaten. In der RecruiterCloud kategorisieren Sie Dokumente nicht nur nach Inhalt, sondern auch nach Relevanz. Damit können Sie

filtern
Dokumente nach Inhaltskategorien (z. B. alle Rechnungen zu einem Kunden) oder Relevanz (z. B. alle Verträge unabhängig vom Inhalt (z. B. Kauf-, Arbeits-, Leasingverträge etc. zu einem Kunden) präzise herausfiltern.
ordnen
Dokumente in Ihren Geschäftspartner- oder Vorgangsakten nach Relevanz und Inhalt ordnen.

Kategorisierungsdaten nutzt die RecruiterCloud außerdem, um die Auswahlmöglichkeiten beim Erstellen neuer Dokumente einzugrenzen. So müssen Sie nicht in endlosen Menüs nach der passenden Kategorie suchen. Dazu nutzt die RecruiterCloud zwei Prinzipien, die Ordnung schaffen und die Bedienung erleichtern:

01 Das RoDA-Prinzip (Relevance oriented Document Archiving)

Jedem Dokument eine Relevanz von 1-4 zugeordnet:

Relevanzkategorie 1: Verträge wie Arbeitsverträge, Kaufverträge etc.
Relevanzkategorie 2: Belege wie Rechnungen, Lieferscheine etc.
Relevanzkategorie 3: Korrespondenz (ohne vertraglichen Inhalt)
Relevanzkategorie 4: Informationen wie Orgcharts etc.
02 Das Global/Local-Prinzip

"Globale" Kategorien wie Rechnung oder Arbeitsvertrag die für alle Geschäftspartner-Typen gelten und "Lokale" Kategorien wie Kontoauszug oder Versicherungsstatus, die es nur für bestimmte Typen wie Banken bzw. Versicherungen gibt.

Die "lokalen" Dokumentkategorien, die Sie benutzen wollen, kann Ihr Administrator im Admin-Bereich jederzeit erweitern, die "globalen" sind vorgegeben.

Wie Sie Dokumente speichern

Automatisch erzeugte Dokumente

Rechnungen, Gutschriften oder andere Belege, die direkt in der RecruiterCloud erzeugt werden, werden ohne automatisch archiviert. Sobald Sie die Daten zu einem Umsatz vollständig erfasst haben, schließen Sie den Vorgang ab. Dabei entsteht automatisch eine elektronische eRechnung, die mit den richtigen Kategorisierungsdaten revisionssicher im Archiv gespeichert wird.

Extern erzeugte Dokumente

Dokumente, die außerhalb der RecruiterCloud entstehen, laden Sie als Scan oder Datei hoch. Um das Dokument zu kategorisieren wählen Sie beim Hochladen:

Den zugehörigen Geschäftspartner
Die Auswahl reduziert sich automatisch auf passende Kategorien
Die Relevanz
Die Liste wird auf die gewählte Relevanzstufe eingegrenzt

Auf diese Weise nutzt die RecruiterCloud das Global/Local- und das RoDA-Prinzip, um Ihnen das Suchen der richtigen Dokumentkategorie in endlosen Menüs zu ersparen. Das Dokument wird anschließend automatisch im Archiv abgelegt – korrekt kategorisiert, sicher und jederzeit auffindbar.

Wie Sie Dokumente wiederfinden

Beim Suchen von Dokumenten unterscheiden wir fünf Fälle:

Suche nach einem einzelnen Dokument
Kombinieren Sie Kategorisierungsdaten mit Geschäftspartner und Keywords. Damit grenzen Sie das Ergebnis auf genau ein Ergebnis ein.
Suche nach Dokumenten einer Relevanzkategorie
Kombinieren Sie eine Relevanzkategorie mit einem Geschäftspartner um alle Dokumente dieser Relevanz des Geschäftspartners zu selektieren. Beispiel: Verträge aller Art eines Kunden.
Suche nach Dokumenten einer Inhaltskategorie
Kombinieren Sie eine Inhaltskategorie mit einem Geschäftspartner um alle Dokumente dieser Kategorie des Geschäftspartners zu selektieren. Beispiel: Alle Rechnungen eines Kunden.
Erstellen einer Geschäftspartner-Akte
Selektieren Sie lediglich den gewünschten Geschäftspartner – und erhalten sofort alle zugehörigen Dokumente.
Erstellen einer Geschäftsvorgangs-Akte
Wählen Sie Geschäftspartner und Geschäftsvorgang aus. Sie sehen dann alle relevanten Dokumente, geordnet nach Relevanz und Inhalt – und mit einem weiteren Klick auch alle Versionen des Dokuments.

In den beiden letzten Fällen sehen Sie alle relevanten Dokumente, geordnet nach Relevanz und Inhalt – und mit einem weiteren Klick auch alle Versionen.

Wie Sie Ordnung in Ihrem lokalen Sicherungs-Ordner schaffen

Die RecruiterCloud archiviert alle Dokumente revisionssicher in einem Amazon S3 Datacenter in Frankfurt am Main. Amazon S3 bietet ein sehr hohes Maß an Datensicherheit und Verfügbarkeit (99,99 % pro Jahr) und gilt daher als Standard für GoBD-konforme Archivierung.

Tipp: Legen Sie trotz hoher Amazon-Datensicherheits-Standards zusätzlich lokale Sicherungskopien an.

So gehen Sie vor:

Laden Sie jede Rechnung und Gutschrift nach Erstellung herunter.
Laden Sie hochgeladene Verträge, Eingangsrechnungen etc. nach dem Archivieren sofort wieder herunter.
Legen Sie alle Dokumente in einem einzigen Ordner ab.

Das Ergebnis: Dank einheitlicher Namenskonventionen mit integrierten Kategorisierungsdaten finden Sie nun alle Dokumente untereinander aufgelistet - sortiert nach Geschäftspartner, Geschäftsvorgang, Relevanz und Inhalts-Kategorie.

Geschäftspartner- und Vorgangsakten lokal erzeugen:

Wenn Sie Ihre Dokumente konsequent und vollständig lokal sichern, können Sie mit der Such- und Sortierfunktion Ihres Dateimanagers jederzeit eine vollständige Akte nachbilden:

Kurznamen des Geschäftspartners im Suchfeld eingeben.
Treffer nach Relevanz und Inhalt sortieren.

Nun finden Sie alle Dokumente des Kunden und der Geschäftsvorgänge untereinander, sortiert nach Relevanz und Inhalt.