Unsere Services für Manager / Unternehmer

Business Management & Dokument-Archivierung

Als Unternehmer tragen Sie Verantwortung dafür, dass Ihre Prozesse den gesetzlichen Anforderungen entsprechen – vor allem bei Umsätzen, Rechnungen und deren Archivierung.

Die GoBD konkretisieren die Vorgaben aus HGB und Abgabenordnung für digitale Systeme – und sind damit für moderne Lösungen wie die RecruiterCloud die entscheidende Richtschnur.

Mit der RecruiterCloud sind Sie auf der sicheren Seite:

  • Gesetzeskonform & revisionssicher: Dokumente werden GoBD-konform und unveränderbar in Amazon S3 archiviert.
  • Alles schnell wiederfinden: Durch die intelligente Kategorisierung nach Relevanz und Inhalt behalten Sie jederzeit den Überblick.
  • Ordnung und Wiederauffindbarkeit im lokalen Sicherungskopie-Ordner: Dank Namenskonventionen sind Ihre Dokumente auch nach dem Download und der Speicherung als Sicherungskopie auf Ihrem lokalen PC perfekt sortiert – nach Geschäftspartner, Relevanz und Inhalt.

Als Manager oder Unternehmer brauchen Sie jederzeit den vollen Überblick über Umsätze und Kosten. Die RecruiterCloud unterstützt Sie dabei, Ihre Finanzprozesse effizient und rechtssicher zu steuern:

  • Umsätze, Gutschriften und Kosten verwalten: Lückenlose Registrierung aller Geschäftsvorfälle – so wie es die Abgabenordnung (AO) vorschreibt inkl. Upload gescannter Belege mit automatischer GoBD-konformer Archivierung.
  • Elektronische Rechnungen und Gutschriften erstellen: Generierung von eRechnungen und Gutschriften im PDF-Format (inklusive eingebettetem XML) mit automatischer GoBD-konformer Archivierung im Dokument-Archiv.
  • BWA auf Knopfdruck: Sofortige Erstellung einer Betriebswirtschaftlichen Analyse für fundierte Entscheidungen.
  • ProfitCenter-Controlling: Umsätze und Kosten ganz oder teilweise ProfitCentern zuordnen und für jedes ProfitCenter eine Gewinn- und Verlustrechnung inklusive Gewerbesteuer-Betrachtung generieren.

Business Management

mit automatischer, GoBD-konformer Dokument-Archivierung

Mit den Business-Management-Funktionen der RecruiterCloud schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie behalten Umsätze und Kosten jederzeit im Griff und erfüllen gleichzeitig automatisch die gesetzlichen Anforderungen aus HGB, AO und GoBD. Alle erstellten Dokumente werden ohne Ihr Zutun GoBD-konform im Dokumentenarchiv abgelegt – sicher, unveränderbar und jederzeit auffindbar.
  • 01 Umsatz-/Gutschrift-Verwaltung

    Mit der RecruiterCloud erfassen Sie Ihre Umsätze und Gutschriften lückenlos – genau so, wie es die Abgabenordnung verlangt. Rechnungen werden automatisch als elektronische Dokumente (PDF mit eingebettetem XML) erzeugt und GoBD-konform im Archiv abgelegt – ganz ohne Ihr Zutun. Selbst der Versand per E-Mail wird revisionssicher protokolliert und archiviert, sodass Sie jederzeit auf der sicheren Seite sind.

  • Erfassen und verwalten Sie Ihre Kosten – übersichtlich getrennt nach einmaligen und wiederkehrenden Ausgaben. Eingehende Rechnungen laden Sie einfach hoch, und die RecruiterCloud übernimmt den Rest: automatische Umbenennung nach einer einheitlichen Namenskonvention und GoBD-konforme Archivierung im Dokument-Archiv – völlig ohne Ihr Zutun.

    Eine Sonderstellung nehmen die Bewirtungskosten ein: Erfassen Sie zusätzlich Restaurant- und Gästedaten und laden Sie PDF-Bewirtungsbelege zur Vorlage beim Finanzamt herunter.

  • Ihr Dokument-Archiv befindet sich in einem Amazon S3 Cloud Speicher und wird von Amazon gesichert. Laden Sie Dokumente zur zusätzlichen Sicherung herunter und legen Sie sie in einem einzigen, zentralen Ordner ab. Dank Namenskonvention finden Sie jedes Dokument in Sekunden – übersichtlich geordnet nach Geschäftspartner, Vorgang, Relevanz, Inhalt und Datum.

  • Ein Klick genügt: Ihre BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung) inklusive Cashflow steht sofort bereit – für das aktuelle Jahr und bis zu fünf Jahre rückwirkend.

  • Ordnen Sie Umsätze und Kosten gezielt einzelnen ProfitCentern zu. Die RecruiterCloud erstellt automatisch für jedes ProfitCenter eine detaillierte Gewinn- und Verlustrechnung – ideal als Grundlage für Provisionsabrechnungen oder die individuelle Gewinnverteilung unter Gesellschaftern.

Dokument-Archivierung

Dokument-Archivierung ist mehr als Pflichterfüllung – sie schafft Sicherheit, Effizienz und Gelassenheit. Mit einem Klick haben Sie jede Kunden- und jede Geschäftsvorgangs-Akte mit allen dazu gehörenden Dokumenten - geordnet nach Relevanz und Inhalt.

Dokument-Archivierung ist Pflicht und Kür gleichzeitig. Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, steuerrelevante Unterlagen oder E-Mails 10 Jahre lang unveränderbar, vollständig und jederzeit auffindbar aufzubewahren. Das bedeutet:

  • Aufbewahrungspflicht: Geschäftsdokumente (z. B. Rechnungen, Angebote, Verträge, E-Mails mit steuerrelevanten Inhalten) müssen 10 Jahre (teilweise 6 Jahre) aufbewahrt werden.
  • Unveränderbarkeit: Dokumente dürfen nachträglich nicht mehr unbemerkt verändert werden können.
  • Auffindbarkeit: Dokumente müssen jederzeit schnell auffindbar und vollständig sein.
  • Maschinelle Auswertbarkeit: Die Daten müssen für das Finanzamt elektronisch lesbar und prüfbar sein.
  • Dokumentation: Es muss eine Verfahrensdokumentation existieren, die beschreibt, wie die Archivierung organisiert ist.

Unveränderbarkeit – das härteste Kriterium der GoBD

Alles, was lokal auf einem PC gespeichert ist, kann grundsätzlich verändert werden. Unveränderbar wird es nur mit speziellen Speichermedien (WORM – Write Once, Read Many). Mit der RecruiterCloud ist das viel einfacher: Ihre Dokumente liegen geschützt und unveränderbar in der Amazon Cloud.

Dokument vs. Geschäftsvorgang – der entscheidende Unterschied

Nach GoBD reicht es nicht, nur einzelne Dokumente aufzubewahren. Ein Betriebsprüfer will den gesamten Geschäftsvorgang nachvollziehen können – vom ersten Angebot über Auftrag und Rechnung bis hin zur Zahlung und relevanten E-Mails.

Deshalb archiviert die RecruiterCloud nicht nur einzelne Dateien. Sie können den Dokumenten einen Geschäftsvorgang zuweisen. Damit bildet die RecruiterCloud automatisch eine vollständige Akte pro Geschäftsvorgang. Diese ist unveränderbar gespeichert, jederzeit auffindbar und macht Ihre Prozesse GoBD-konform – und Ihre nächste Betriebsprüfung entspannt.

Revisionssichere Dokumenten-Archivierung

Als Geschäftsführer oder Selbständiger musst du sogar mit strafrechtlichen Konsequenzen rechnen, wenn die Dokumente deiner Gesellschaft nicht revisionssicher archiviert sind.

  • 01 Revisionssichere Dokumenten-Archivierung

    Du willst Rechnungen auf dem PC oder dem MacBook schreiben? Dann musst du damit rechnen, dass du Post von der Staatsanwaltschaft bekommst. Warum? Weil Rechnungen und andere wirtschaftlich relevante Dokumente unveränderbar archiviert werden müssen. Alles, was auf dem PC liegt, kann man verändern, auch wenn es im PDF-Format gespeichert ist. Das heisst, deine Dokumente müssen auf einem entfernt liegenden Datenspeicher archiviert werden. Und zwar so, dass du sie nicht mehr verändern oder löschen kannst.

    Aber das ist noch nicht alles.

    Du musst mit einem Klick eine Vorgangs- / Projekt-Akte bereitstellen können. Die Wahrheit sucht der Steuer-Prüfer also nicht auf deinem PC oder in deinem Akten-Schrank sondern in deinem revisionssicheren, elekronischen Dokument-Archiv.

  • Um archivierte Dokumente wiederauffinden zu können, muss man ihnen beim Archivieren neben dem Datum und einigen Schlüsselwörtern auch Kategorisierungs-Informationen zuordnen. Mit unserem RoDA-Prinzip machen wir das zweistufig, einmal mit einer Relevanzkategorie und einmal mit einer Inhaltskategorie. Letztlich musst du noch das Unternehmen und den zugehörigen Geschäftsvorgang selektieren, damit die ManagerCloud dir jederzeit eine Geschäftspartner- bzw. Vorgangs-Akte erstellen kann.

  • Für die Speicherung deiner Dokumente nutzen wir AWS (Amazon Web Services), die führende und am weitesten verbreitete Technologie für diesen Zweck. Deine Dokuemnte befinden sich einem Frankfurter Datacenter von Amazon, dem führenden Anbieter für Internet Web Services. Deine Dokumente sind also nicht in einem Rechenzentrum in den USA sondern in einem Datacenter in der EU archiviert. Amazon speichert deine Dokumente nicht nur, Amazon sorgt auch für die Datensicherung und erfüllt damit eine der vom Gesetzgeber definierten Anforderungen für Revisionssicherheit.

 

Lokale Kopie

Amazon macht alles, damit deine Dokumente sicher archiviert sind und auch nach einem Ausfall der Amazon-IT wieder hergestellt werden. Damit solltest du dich aber nicht zufriedengeben. Richtig gut schlafen kannst du erst dann, wenn du noch eine zusätzliche Dokumentkopie auf einem lokalen PC oder MacBook hast. Die totale Sicherheit hast du, wenn du sie dort in einem Ordner speicherst, der z. B. in einer Apple- oder Google-Cloud liegt. Dann gibt es insgesamt sogar vier Kopien deines Dokuments. Mehr Daten-Sicherheit geht kaum.

Wiederauffinden durch Namenskonvention

Was nutzt dir die Dokument-Kopie auf deinem PC bzw. in der Apple-/Google-Cloud, wenn du sie in einer wirren, mehrstufigen Ordner-Hierarchie nicht mehr finden kannst? Wenig. Auch auf dem PC musst du dafür sorgen, dass du deine Dokumente wieder auffinden kannst.

Dazu nutzen wir das RoDA-Prinzip und geben deinen Dokumenten beim Herunterladen einen neuen Namen, der alle RoDA-Kategorisierungs-Informationen enthält. Damit kannst du deine Dokumente in einem einzigen Ordner speichern und findest sie trotzdem, indem du die Sortierfunktion deines Dateisystems benutzt. In diesem Ordner liegen alle Dokumente zu einem Kunden und Vorgang nebeneinander, geordnet nach Relevanz(Wichtigkeit), nach Inhalt und Datum. Zuerst kommen die Verträge zu dem Vorgang/Projekt, weil sie die höchste Relevanz-Kategorie haben. Danach kommen die Dokumente der Relevanzkategorie "2" (BELEGE) wie z. B. Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen etc. Du findest also alle Rechnungen zu einem Vorgang hintereinander, sortiert nach Datum. Die weiteren Relevanz-Kategorien sind KORRESPONDENZ und INFORMATIONEN. Dokumente, denen du die Relevanz-Kategorie INFORMATIONEN zugeordnet hast, kann man jederzeit löschen. Alle anderen müssen jahrelang archiviert werden, Dokumente der Relevanzkategorie VERTRAGSBASIS sogar 10 Jahre lang.

Wenn überhaupt Ordner, dann nur wenige und alle auf einer Hierarchie-Ebene

Wenn du nicht alle Dokumente in einem Ordner haben willst, kannst du unterscheiden zwischen einem Kunden-, Lieferanten- und Behörden-Ordner, vielleicht auch noch einen Banken- und einen Versicherungs-Ordner. Mehr sollten es aber nicht sein, weil du sonst sofort Such-Aufwand bekommst, wenn ein Dokument in einem falschen Ordner abgelegt wurde. Auf keinen Fall solltest du Unterordner anlegen. Wenn du das machst, verschenkst du alle Vorteile, die das RoDA-Prinzip hat und erzeugst unnötigen Such-Aufwand, wenn ein Dokument in einem falschen Ordner abgelegt wurde.

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