Audit
Warum der Steuerberater Sie nicht vor dem Audit schützt
Es ist ein weit verbreiteter Irrtum, dass Audits ausschließlich in der Kanzlei Ihres Steuerberaters stattfinden. Zwar wird die klassische Betriebsprüfung dort oft durchgeführt, doch das Finanzamt unterscheidet strikt zwischen der Buchführung (beim Berater) und der Belegentstehung sowie Archivierung (in Ihrem Unternehmen).
Ein Steuerberater kann Ihnen nur einen Teil der Verantwortung abnehmen. Er verbucht zwar die fertigen Belege, hat jedoch keinen Einblick in deren Entstehung. Die Nachweispflicht – etwa welcher Rahmenvertrag einem Angebot zugrunde lag oder wer, wann ein Dokument ursprünglich erstellt hat – verbleibt vollständig beim Unternehmen.
GoBD-Konformität
Kernforderungen der GoBD sind die unveränderbare Archivierung der Belege und die lückenlose Nachvollziehbarkeit des Entstehungs- und Veränderungsprozesses. Für jede Version eines Dokuments muss feststehen: Wer hat es wann auf welcher Grundlage erstellt und wer hat es wann geändert? Diese Verantwortung kann kein externer Dienstleister übernehmen.
GoBD-Konformität? Bekommen Sie automatisch
Mit der RecruiterCloud bekommen Sie GoBD-Konformität automatisch. Sie erfassen nur den Umsatz, alles andere übernimmt die RecruiterCloud für Sie: Sie erzeugt den zugehörigen Beleg (die elektronische Rechnung), verknüpft ihn mit der Buchung, archiviert ihn revisionssicher in einem Amazon S3 Speicher und protokolliert die Entstehung im Audit-Trail. All dies erfolgt erst beim Abschließen (Festschreiben) des Umsatzes. Vorher können Sie jederzeit Änderungen vornehmen, ohne dass eine neue Version des Dokuments entsteht.
Der Audit-Trail: Zur Nachvollziehbarkeit der Dokumentenerstellung gehört die lückenlose Dokumentation aller Änderungen an einem Dokument. Die RecruiterCloud stellt dies durch einen integrierten Audit-Trail sicher: Die Entstehung und jede Änderung an einem Dokument wird automatisch protokolliert, inklusive Zeitstempel und Benutzerkennung. So können Sie mit einem Klick jederzeit nachvollziehen, wann ein Dokument entstanden ist, wer es erstellt und wer welche Änderungen im Laufe der Zeit durchgeführt hat – eine Anforderung, die mit Programmen wie MS Excel oder MS Word kaum rechtssicher zu erfüllen ist. Diesen Audit-Trail gibt es für alle GoBD-relevanten Informations-Kategorien.
Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation im Fokus der Betriebsprüfung:
Bei einer Vor-Ort-Prüfung in Ihren Geschäftsräumen bildet die Verfahrensdokumentation die zentrale Grundlage. Die Finanzverwaltung prüft dabei nicht nur die formelle Vollständigkeit, sondern insbesondere die praktische Umsetzung: Es wird verifiziert, ob die dokumentierten Prozesse im Tagesgeschäft tatsächlich „gelebt“ werden und die Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit erfüllen.
Dank integrierter Verfahrensdokumentation (siehe Beispiel rechts) sehen Sie jeder Vor-Ort-Prüfung gelassen entgegen. Zu jeder für die GoBD relevanten Informations-Kategorie gibt es neben dem Hilfe-Button einen GoBD-Button, der Sie direkt zur entsprechenden Dokumentation führt. So haben Sie jederzeit die Gewissheit, dass Ihre Dokumentation vollständig und auf dem neuesten Stand ist – und können sich entspannt zurücklehnen, wenn der Prüfer vor Ort alle Details sehen möchte.
Der Vorgangs-Verbund
Ein wesentlicher Pfeiler der GoBD ist der sogenannte Vorgangsverbund. Das bedeutet: Eine Rechnung darf nicht isoliert betrachtet werden, sondern muss in ihrem Entstehungskontext nachvollziehbar bleiben. In der RecruiterCloud ordnen Sie jeden Geschäftsvorfall (z. B. Angebot, Rechnung, Gutschrift, Mahnung etc.) einem Geschäftsvorgang (Projekt) zu. So weisen Sie bei einer Prüfung mühelos nach, wie eine Forderung zustande gekommen ist. Mit einem Klick bekommen Sie jederzeit eine Vorgangs-Akte, in der alle Dokumente, die zu einem Geschäftsvorgang gehören, zusammengefasst sind.
Prüfungen in Ihren Büroräumen
Das Finanzamt hat drei rechtliche Möglichkeiten, um unangekündigt bei Ihnen aufzutauchen:
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Die "Nachschau": Seit einigen Jahren hat das Finanzamt Instrumente wie die Umsatzsteuer-Nachschau oder die Kassen-Nachschau. Hierbei stehen die Beamten unangekündigt während der Geschäftszeiten in Ihren Räumen. Sie wollen sehen:
Wie werden Rechnungen fakturiert?
Wo werden die Originalbelege gespeichert?
Wird die Verfahrensdokumentation vor Ort gelebt? -
Prüfung des "IT-Systems": Die GoBD fordern, dass das Finanzamt das Recht auf Datenzugriff hat (Z1, Z2, Z3-Zugriff). Da Ihre Rechnungen in der RecruiterCloud entstehen und dort archiviert werden, muss das Finanzamt prüfen können, ob dieses Vorsystem sicher ist. Da der Steuerberater nur die Buchungssätze in seinem System (z. B. DATEV) hat, kann er die Revisionssicherheit Ihres Vorsystems gar nicht nachweisen – das müssen Sie vor Ort (oder durch Gewährung eines Systemzugangs) tun.
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Verantwortlichkeit für die Primärbelege: Der Steuerberater ist nur für die ordnungsgemäße Verbuchung verantwortlich. Für die ordnungsgemäße Erfassung und Aufbewahrung der Urbelege sind Sie als Unternehmer verantwortlich. Wenn der Prüfer Zweifel an der Echtheit oder Unveränderbarkeit eines Belegs hat, wird er immer die Quelle prüfen wollen – und die liegt in Ihrem Betrieb.